Software de gestión ERP la guía definitiva

Con el continuo desarrollo del mercado global, que obliga a las empresas a actualizar sus procesos de gestión interna con métodos y tecnologías más eficientes, que nos permite aprovechar soluciones cada vez más inteligentes que parecen hechas a medida de las necesidades de todos, un aliado válido Entra en juego quien es capaz de gestionar, de forma totalmente autónoma, todos los procesos de la empresa, el ERP.

Todas las empresas deberían prestar atención a este tipo de software de gestión, capaz de hacer que la producción de la empresa sea extremadamente eficiente y competitiva en el mercado, factor del que se beneficiará toda la empresa.

¿Qué es el software de gestión ERP?

Sin embargo, comencemos por el principio, es decir, explicando qué hace este tipo de programas.

El software de gestión ERP es un software empresarial, en el que ERP significa Enterprise Resource Planning, es decir, la planificación de los recursos de una empresa. De hecho, dentro de cualquier empresa existen recursos, que pueden ser los empleados, el capital, las tecnologías que se poseen y los proyectos a realizar que están en carpeta.

El objetivo del emprendedor, o de su personal y colaboradores, es organizar y coordinar estos recursos, y obviamente hacerlo de la mejor manera posible.

Sin embargo, no siempre es posible estar al día con todo por igual y, por las circunstancias, inevitablemente dejarás algo más o menos importante atrás.

Si bien esto puede parecer irrelevante al principio, a la larga tiene un impacto muy negativo en toda la máquina que es la empresa, con consecuencias de no poca importancia.

Además, la gestión de todos los recursos mencionados requiere una enorme mano de obra, requiere personas que los cuiden, restando tiempo a tareas más relevantes..

Un buen software de gestión ERP es, por tanto, aquel programa que, calibrado según las características específicas de una empresa concreta, por tanto hecho a medida con los datos únicos de una empresa, consigue coordinarse de forma totalmente autónoma y, de la mejor manera posible, todos los recursos presentes dentro de la empresa.

De hecho, un sistema ERP centralizado es capaz de reunir todo lo que constituye la empresa y todas las funciones relacionadas con ella.

Esto significa que incorpora todos los datos financieros, ocupándose de la contabilidad y la administración, la logística del almacén, las estrategias de marketing necesarias para hacer crecer el negocio, el control y gestión de las ventas y la producción, la gestión de empleados y personal y todas las demás funciones que sean habitual dentro de una empresa.

Esta masa de tareas está completamente integrada en un único sistema, el ERP, en el que es posible consultar y visualizar periódicamente toda la información de forma clara y sencilla, realizando una especie de censo, para identificar todos los procesos que realmente hacer productivo el trabajo de la empresa, y cuáles pueden mejorarse o incluso eliminarse.

¿A quién va dirigido este tipo de software?

El software de gestión ERP está diseñado para adaptarse a las necesidades de cualquier empresa, ya sea pequeña o grande, de 2 empleados o 50.

De hecho, es capaz de simplificar la gestión empresarial de cualquier negocio, independientemente de su tamaño, el número de empleados o de qué se trate.

¿Cómo funciona el software de gestión tradicional?

El software de gestión ERP no es más que la evolución de los programas de gestión tradicionales. De hecho, para entender cómo funciona un ERP primero hay que entender los conceptos básicos del software de gestión normal.

ILos programas tradicionales de este tipo y los programas ERP tienen dos diferencias sustanciales, la potencia de procesamiento que pueden garantizar y la integración de funcionalidades entre los diferentes procesos.

De hecho, el software de gestión tradicional es capaz de tratar y procesar una menor cantidad de funciones e información, con tiempos de cálculo más largos.

Este tipo de software de gestión está diseñado para satisfacer las necesidades de pymes, pequeñas empresas e incluso autónomos, que necesitan organizar su tiempo y su trabajo.

Habitualmente estos programas se venden en paquetes predeterminados, con una especie de plantilla ya configurada, con posibilidad de poder parametrizar documentos, formularios y tablas.

Esto hace que el software de gestión básico no sea capaz de adaptarse a las necesidades individuales de cada empresa, sino que ocurre todo lo contrario, es la empresa la que debe adaptarse a los paquetes ofrecidos.

Además, para realizar funciones de gestión mucho más específicas, los programas de este tipo se ven obligados a interactuar con aplicaciones no nativas a través de la mejor lógica de funciones, es decir, el mejor sistema para realizar una función específica.

Muchas empresas adoptan esta lógica para poder satisfacer necesidades particulares, necesidades que sólo el software de gestión no puede procesar.

Si bien esto podría representar una ventaja para muchas empresas, por un lado, por otro lado nos encontraremos con actividades de mantenimiento bastante importantes, que podrían crear problemas de integración y funcionamiento causados ​​por la presencia de un sistema no nativo.

El funcionamiento de un software de gestión ERP

Un software de gestión tipo ERP basa todo su funcionamiento en todo lo que concierne a la recogida centralizada de datos de cada sector individual de la empresa en la que está instalado.

Esta centralización permite recopilar toda la información de la empresa dentro de una base de datos compartida, en la que los datos estarán constantemente actualizados y disponibles para su consulta y procesamiento.

Técnicamente, los sistemas de gestión ERP basan su estructura en una arquitectura cliente-servidor, arquitectura en la que se crea una conexión directa entre todos los clientes de la empresa, que aglutinan toda la diferente información hacia un único servidor.

Todas estas interfaces que se comunican entre sí, intercambiando y actualizando datos continuamente, le permiten beneficiarse de un sistema de gestión de bases de datos, es decir, un sistema de datos que permite dotar a la empresa de un poder de procesamiento infinito, con el consiguiente aumento de la productividad y la optimización. de tiempo y recursos realmente impresionantes.

En conclusión podemos afirmar que un sistema ERP es un tipo de software modular, en el que cada módulo individual representa una función específica de la empresa, a la que el programa debe poder adaptarse y moldearse según las necesidades individuales.

¿Gestión ERP o gestión tradicional?

A la hora de decidir adoptar un software de gestión en tu empresa, surge espontáneamente la pregunta, ¿es mejor un software de gestión ERP o también está bien un software de gestión tradicional?

No es necesario entrar en demasiados detalles, evidentemente un software de gestión ERP es mucho mejor que otros programas de gestión, beneficiándose de numerosas habilidades adicionales.

De hecho, un ERP se caracteriza por tener una mayor potencia de procesamiento lo que, en la mayoría de los casos, realmente marca la diferencia. Además, la gran ventaja del ERP es que es capaz de crear una interconexión entre los diferentes sectores que forman parte de la empresa, adaptándose perfectamente a cada uno de ellos y cruzando los datos para proporcionar la información más precisa posible. .

Los software de gestión ERP son en definitiva sistemas extendidos, en los que cada una de sus funciones se implementa de forma nativa y no requieren interfaz con aplicaciones externas. Precisamente por eso cuando hablamos de ERP hablamos de proyectos de software reales, y no de paquetes preempaquetados como en el caso de los sistemas de gestión tradicionales.

A pesar de esto, es obvio que todo depende de las necesidades de cada empresa y de lo que ésta necesita.

Pero una cosa es segura, un software de gestión ERP es capaz de aportar infinitos beneficios, tanto a las grandes empresas como a las PYMES, que pueden acercarse al mundo de la gestión ERP gracias a la reducción de costes relacionados con la instalación de este tipo de sistemas, gracias a interfaces basadas en web y la nube.

Por qué las empresas deberían utilizar un ERP

Con el mercado actual en constante evolución, y cada día asistimos a la entrada de nuevas empresas que inevitablemente compiten con las ya presentes, es de vital importancia que cada empresa sea capaz de mantener altos niveles de competitividad en su sector.

Adaptar los niveles de competitividad al escenario actual supone ser capaz de minimizar todos los despilfarro y errores corporativos de cualquier tipo, así como optimizar el tiempo de cada una de las operaciones dentro de la empresa.

Los sistemas ERP fueron creados específicamente para apoyar y ayudar a las empresas a optimizar cada una de sus funciones, y es precisamente por eso que toda empresa debería pensar en equiparse con un software de gestión ERP, para evitar el riesgo de ser absorbida por la competencia y gestionar mejor el propio negocio.

Los beneficios tangibles que un sistema ERP permite realizar dentro de una empresa:

• Planificación y decisiones más rápidas y específicas: el ERP le permite acceder inmediatamente a todos los datos relacionados con su empresa, para tener una visión general del desempeño de la empresa y tomar decisiones específicas y planificar de manera óptima todos los diferentes módulos.
• Reducción de costes: el ERP es capaz de gestionar mejor todo lo relacionado con el suministro de materiales y su logística, para minimizar los residuos y, en consecuencia, los costes.
• Gestión optimizada de los recursos humanos: el ERP permite comparar datos evaluando la correcta colocación del personal de la empresa, de modo que se incrementa la productividad y los resultados finales.
• Optimizar la gestión de actividades: los sistemas de gestión ERP son capaces de gestionar mejor todas las actividades de la empresa, de modo que se minimice el número de operaciones necesarias para llevar a cabo una determinada tarea.
• Incrementar el negocio de la empresa haciendo más eficiente la estructura directiva.