In questo post vedremo quali sono le differenze sostanziali tra due software, CRM ed ERP , questi sistemi dovrebbero essere indispensabili per una azienda che vuole ottimizzare e controllare tutti i flussi di processo e, naturalmente, aumentare le vendite.
Per un’azienda è preferibile dotarsi di sistemi software CRM o ERP?
Fornire una risposta dettagliata a questa domanda è piuttosto complesso, anche perché occorre esaminare, prima di tutto, le caratteristiche legate all’organizzazione dell’azienda stessa.
Infatti, a seconda dell’azienda è sufficiente l’uno o l’altro, mentre in altri viene suggerito l’acquisto di entrambi.
Sostanzialmente, il CRM è un software che permette, a chi lo acquista, di migliorare i procedimenti legati al reparto vendite per i motivi sopra illustrati.
Più complessa risulta essere l’attività e l’organizzazione di un’azienda, maggiormente necessaria risulterà l’assistenza di un software che possa svolgere una vasta gamma di operazioni e ciò anche in relazione alle dimensioni della stessa.
In quest’ultimo caso, è consigliato l’acquisto di entrambi in quanto il solo CRM risulta utile ma non satisfattivo relativamente alle plurime attività che necessitano di essere svolte all’interno di una unità di ampie dimensioni.
Infatti, le funzioni di vendita si, possono essere gestire da un software CRM, ma per quelle relative alla contabilità è richiesto l’ERP.
Quindi il CRM è utile nel caso in cui si debbano organizzare i dati relativi ai singoli clienti mentre l’ERP è necessario per il coordinamento dei vari flussi organizzativi di un’ampia azienda.
Qui di seguito vediamo una infografica esplicativa:
Che cosa significa e che cos’è il CRM?
Con l’acronimo CRM si intende fare riferimento al concetto di Customer Relationship Management ovvero a quell’attività che permette di gestire le relazioni con i clienti il cui fine non deve riguardare la sola e semplice organizzazione dell’apparato anagrafico, fiscale e amministrativo ma anche porre in essere strategie di marketing che possano migliorare l’interazione con i clienti già fidelizzati e quelli, eventualmente, di nuova acquisizione.
Per svolgere questa complessa attività in maniera precisa e puntuale è possibile utilizzare dei software studiati e progettati appositamente per le aziende.
Il CRM, quindi, oltre ad essere un semplice software gestionale, oggigiorno, viene definito un modello di business: attraverso le sue funzionalità, infatti, è possibile svolgere processi aziendali in maniera più fluida al fine di soddisfare appieno sia le esigenze, sia le aspettative dei clienti, i quali altro non vogliono che avere una costante attenzione da parte dell’azienda.
Il sistema CRM non è legato unicamente all’utilizzo di un software aziendale, ma viene implementato in una struttura piuttosto ampia che può comprendere una vasta gamma di infrastrutture, come ad esempio quelle relative sia al front office, sia al back office, oppure, quelle comprendenti strutture come le chat online, un indirizzo mail a disposizione del cliente oppure un forum di discussione, e tanti altri ancora.
Il CRM solitamente è un software unico che gestisce l’apparato relativo alla vendita dei prodotti trattati dall’azienda.
Che cosa significa e che cos’è l’ERP?
ERP, letteralmente significa Enterprise Resource Planning, ovvero attività di pianificazione delle risorse d’impresa.
Questo concetto così complesso può essere sviluppato all’interno di un software in grado di gestire, in maniera del tutto automatizzata (ovviamente previo inserimento dei dati a lui necessari), ogni processo ritenuto di fondamentale importanza per l’azienda che lo impiega.
In poche parole, altro non fa che assistere gli operatori nell’attività di pianificazione delle risorse, della gestione del magazzino, della produzione, della logistica e anche degli acquisti e delle vendite, arrivando a comprendere anche le attività finanziarie e contabili e la gestione del personale.
Normalmente l’ERP è un progetto di software a più moduli, ciò significa che l’azienda fornitrice del programma rilascerà il file di installazione di determinati pacchetti richiesti dall’azienda interessata all’utilizzo.
Quindi, ad esempio, può essere richiesto il software di gestione del magazzino, o quello del personale, o anche entrambi, sempre a seconda delle esigenze dell’azienda.
Quali sono i compiti principali che vengono affidati al CRM?
Come detto poco sopra, solitamente il CRM risulta essere un software gestionale unico capace di gestire interamente l’apparato commerciale di un’azienda, quindi la sua attività legata alla vendita.
Detto ciò, si può riassumere che i compiti principali svolti dal CRM sono:
- Gestione dei clienti, in ogni fase di contatto, da quello iniziale fino a quella finale: raccolta dati anagrafici, contatti, indirizzi e documenti (chat online, servizi informativi inviati direttamente sul cellulare del cliente, ecc.).
- Tracciamento dei cicli di vendita: questo consente una gestione puntale dell’ordine, compresa la fase di negoziazione, acquisizione e vendita; inoltre, grazie a questo metodo è possibile comprendere anticipatamente l’evoluzione della domanda, così da poter fare stime anticipare relative ai futuri fatturati.
- Analisi dati finalizzati a statistiche interne.
- Analisi dei dati di vendita.
Quali sono i compiti principali che vengono affidati all’ERP?
I processi manageriali possono diventare estremamente complessi ed è per questo che attraverso l’impiego di software dedicati alle singole fasi aziendali è possibile svolgere efficientemente tutte le attività legate all’impresa.
Pianificare è di fondamentale importanza al fine di arrivare ad ottenere risultati decisamente superiori rispetto alla media.
Anche un accesso immediato a ogni dato e a qualsiasi informazione utile, consente di gestire al meglio ogni eventuale decisione relativa all’organizzazione e alla pianificazione dell’attività di impresa.
Pertanto, è bene affidarsi all’ERP il quale attraverso i suoi strumenti sarà in grado di:
- Ottimizzare tutti i flussi aziendali: attraverso l’analisi delle risorse, incrociate con i dati dei magazzini oltre a quelli dei fornitori, senza dimenticare la contabilità aziendale, è possibile risparmiare sulle risorse, impiegandole in modo corretto all’interno della fase produttiva, ed evitare così inutili sprechi.
- Gestione attività produttiva: una corretta gestione e pianificazione di un ordine ricevuto consente non solo di poter organizzare al meglio l’attività posta in essere dal reparto produzione, ma anche di stimare in maniera precisa la data di consegna di ogni singolo prodotto.
- Contabilità aziendale: la gestione e l’archiviazione di ogni singolo documento, che sia una fattura, una bolla o una richiesta di rimborso viene gestita interamente dal software preposto e questo garantisce non solo una migliore gestione dell’ufficio di amministrazione dell’azienda ma anche un corretto smaltimento di tutte le procedure fiscali che devono costantemente essere eseguite e aggiornate.
Quali sono i vantaggi circa l’applicazione del sistema CRM?
Con un’ottima gestione del processo di vendita, associato all’utilizzo di un software ben progettato, è possibile aumentare la produttività del reparto preposto alla vendita, questo grazie alla corretta memorizzazione dei dati relativi ad ogni singolo cliente, a partire da quelli anagrafici, fino ad arrivare a comprendere quelli relativi ai gusti e ai prodotti dallo stesso più acquistati: in questo modo il reparto vendita riesce a smaltire in maniera più fluida tutte le richieste afferenti ad ogni singolo ordine.
Inoltre, è assodato che l’applicazione del CRM consente un deciso miglioramento del servizio clienti: può, così, prevedersi in anticipo quali siano le preferenze e le esigenze dei compratori, senza dovergliele domandare, cosicché sia possibile inoltrare, in maniera automatica, le proposte personalizzate per ogni singolo contatto.
Infine, un software, così strutturato, garantisce una netta riduzione dei costi dell’azienda: il tempo è un bene piuttosto costoso e risparmiarlo attraverso l’impiego di un software che agisce in maniera molto più rapida di un essere umano comporta una netta riduzione dei costi aziendali.
Quali sono i vantaggi circa l’applicazione del sistema ERP?
Un’azienda in grado di gestire in modo fluido e snello ogni tipo di informazione è un’azienda che ha una bassa probabilità di incorrere in inaspettati arresti del ciclo produttivo e questo avviene soprattutto quando viene impiegato, nei vari cicli aziendali, un sistema ERP in grado di rendere, appunto, la produzione più efficiente.
Altro punto a vantaggio dell’ERP è quello relativo al miglioramento dei processi aziendali i quali consentono di poter assumere decisioni, circa l’organizzazione dell’azienda, in modo rapido e senza errori e ciò grazie ai dati perennemente aggiornati.
Infine, è possibile valutare positivamente anche l’assistenza che fornisce sulla gestione della supply chain, cioè in rapporto alla coordinazione delle attività legate al reparto della logistica, il cui fine è sempre quello relativo al miglioramento dell’efficienza.
