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Fattori che determinano il costo di un CRM

Quanto costa un sistema CRM?

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Il tema centrale di questo articolo è il prezzo del sistema CRM che è l’informazione che più interessa le aziende. Il suo costo varia e dipende a seconda della tipologia, generalmente un CRM in cloud può arrivare a costare dai 15 euro fino ai 150 euro al mese per ogni utente che dovrà usare il CRM, tutto questo per un pacchetto che comprende esclusivamente le vendite base.

Ovviamente più sono le funzionalità che si richiedono e maggiore sarà il prezzo da dover pagare.

Un pacchetto completo di CRM aziendale che viene installato in locale può arrivare a costare migliaia di euro.

Chiaramente una piccola azienda acquisterà solo il reparto della gestione dell’email o della forza vendita, mentre una grande azienda si aspetta un database completo fornito anche di assistenza ai clienti.

Il sistema di CRM può essere considerato un vero e proprio investimento per la propria azienda da non sottovalutare, questo perché col passare degli anni le vendite possono essere incrementate e i soldi spesi saranno sicuramente un guadagno.

I più grandi produttori di CRM come IBIS World ha consigliato a tutti i gestori aziendali di essere altamente selettivi, perché il sistema può guidare un’azienda anche per anni e una cattiva scelta può creare danni irreversibili.

Secondo alcune statistiche i guadagni di chi ha implementato un sistema CRM, nonostante i costi abbastanza elevati, sono di circa il 21%.

Questo sistema è considerato un ottimo passo avanti per le aziende medio-piccole e grandi, una svolta che si aspettava da tempo e da implementare se si vuole espandere il proprio pubblico di interesse.

Quali sono i fattori che compongono il costo di un CRM

Potremo raggruppare il prezzo di un CRM in base alle esigenze della propria azienda :

CRM on premise (Sicuramente più caro del CRM in cloud però si paga un fisso annuale per la manutenzione, normalmente si pagano le personalizzazioni, la licenza e gli aggiornamenti di versione).

CRM in cloud , sicuramente più comodo perché non dobbiamo pensare a licenze software, struttura hardware ed altre spese aggiuntive, si paga un canone mensile che ha un tutto compreso.

Un software CRM è personalizzabile e il costo finale varia in base agli elementi aggiuntivi.

Generalmente le funzionalità di base comprendono: i 5GB di archiviazione, integrazioni gratuite, campi personalizzati, cloud/on-premise e le app mobile, e hanno un prezzo base che parte dai 20 euro per utente.

Se invece si sta cercando un CRM completo e personalizzabile è possibile integrare lead/contatti/offerte, preventivi e fatture, funnel di vendita, pipeline, rapporti CRM avanzati e molto altro, ma bisogna considerare una cifra che parte dai 150 euro al mese.

Ma un CRM può comprendere anche live chat, e-mail, telefonia, social network, risposte automatiche e ticket.

Ogni software è diverso e vengono venduti a pacchetti, la scelta finale può essere effettuata anche sul metodo di pagamento che generalmente è mensile, ma può essere anche annuale.

Un’azienda deve prendere anche in considerazione i costi da sostenere per la formazione dei propri dipendenti, perché per far sì che una strategia CRM vada a buon fine ciascuna area di lavoro deve essere i grado di cooperare

Crm Open Source o CRM a pagamento

Oggi nel mercato, abbiamo a disposizione CRM open source o a pagamento, le differenze sono sostanziali, vediamo qui di seguito le differenze più importanti :

  • Crm a pagamento : normalmente è un software abbastanza completo e con poche modifiche o personalizzazioni potrai avere il CRM perfetto per la tua impresa, pero i costi fissi sono alti, licenza annuale, licenze dei software , se è windows licenza windows, se il database è Sql Server bisognerà calcolare anche questa licenza.
  • CRM Open Source : sicuramente è un CRM con servizi di base, tutto quello che manca bisogna farlo personalizzare da un analista programmatore che dovrà aggiungere tutte le funzionalità che normalmente un CRM a pagamento già ha di serie.

Quindi dove sta la differenza? dove si risparmia ? può essere che con il CRM Open Source dovrai spendere un po’ di più sulla personalizzazione, però dopo di questo avrai il tuo software su misura e normalmente non dovrai pagare nessuna licenza e nessun pagamento annuale di licenza fisso.

Possiamo dire quindi che a lungo termine il CRM Open source ti fà risparmiare e non poco! oltre a questo avrai il tuo software completamente personalizzato in base a quello che la tua impresa necessita.

CRM e SaaS

La prima cosa che occorre sapere è che i CRM sono solitamente venduti i modalità SaaS ovvero Software as a service.

Questo vuol dire che il programma non viene installato a livello locale, ma semplicemente viene fornito come servizio attraverso internet.

Le applicazioni vengono eseguite online e sfruttano il cloud, tutti gli utenti possono accedere attraverso account individuali e le spese vengono sostenute sempre mensilmente o annualmente.

Si tratta senza dubbio di una soluzione ideale per chi preferisce un abbonamento e per chi non ha la necessità di investire in un server.

Inoltre se ci si abbona, tutte le manutenzioni e la sicurezza vengono curate dal fornitore del CRM.

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Come Calcolare il costo annuale del CRM

Il costo annuale di un CRM può essere calcolato, ma bisogna sapere quante sono le persone coinvolte nell’utilizzo del software, in seguito bisognerà segnare il costo di ciascun utente e gli anni che si vogliono sottoscrivere all’abbonamento.

Quindi l’operazione non è altro che il rapporto tra il numero di utenti per il costo di ogni utente diviso gli anni di applicazione, infine si avrà il costo annuale.

CRM in cloud oppure CRM on-premise?

La strategia del CRM è sempre più conosciuta tra le piccole e medie imprese e il CRM in cloud è particolarmente scelto a causa di tutti i timori relativi al costo o alla complessità dell’implementazione che potrebbe richiedere anche anni.

Tuttavia, se si vuole implementare una strategia di CRM standard è consigliabile avere delle strutture dati già pronte all’utilizzo.

Ma il CRM in cloud non è sicuro come molti vogliono far credere, perché nella maggior parte dei casi non può fornire un elevato livello di integrazione di tutti i dati, che invece è sicuramente certo con l’utilizzo di un CRM on-premise.

Produrre un sistema CRM in cloud richiede anche delle implementazioni molto grandi e complesse e anche se il supporto tecnico viene di gran lunga ridotto, molti aggiornamenti possono essere difficili ed è facile che si interrompano le integrazioni con alcuni dei workflow aziendali.

Quali sono i fattori che determinano un CRM di successo

Individuare dei fattori per avere successo nell’implementazione prima di procedere con l’acquisto del software può essere d’aiuto e oggi elencheremo i 5 fattori chiave da non trascurare.

  • Prima di decidere quale tecnologia adottare bisogna studiare un piano di azione in cui il cliente è messo al primo posto.
  • Il sistema CRM è più semplice da gestire se viene diviso i macro aree da poter facilmente tenere sotto controllo. È sempre consigliabile iniziare con un sistema piccolo, ma allo stesso tempo flessibile per notare i risultati.
  • Per attuare ciò che è meglio per l’azienda è opportuno scegliere un software CRM che abbia una framework architetturale scalabile, che unisca insieme vari fattori e diversi servizi web.
  • I dati da raccogliere potrebbero essere tanti, ma allo stesso tempo pochi. Non bisogna mai sottovalutare la quantità, ogni azienda deve espandere i propri sistemi e prendere in considerazione qualsiasi eventualità.
  • Infine, la memorizzazione dei dati non deve avvenire anche per quelli che sono ritenuti inutili o superflui perché potrebbero occupare spazio nell’archiviazione.

A cosa fare attenzione per non fallire in un progetto CRM

Sono tanti i fattori che determinano il successo di una strategia CRM per le aziende, ma non bisogna mai sottovalutare gli aspetti che potrebbero portare al fallimento.

Senza dubbio potrebbe essere un grande problema per l’implementazione se non c’è abbastanza comunicazione tra le figure coinvolte nella relazione con il cliente perché può crearsi un’immagine incompleta.

La comunicazione interna è fondamentale, può portare ad un utilizzo della tecnologia poco ottimale e scarso.

Il personale di un’azienda deve essere altamente qualificato per portare avanti giorno per giorno l’implementazione.

Una società può rischiare di tentare un’implementazione più volte prima di arrivare al successo, molto spesso accade perché la forza vendita non è coinvolta e il personale di vendita non è addestrato.

Per cui non è importare solo una buona scelta del software CRM, è anche fondamentale che ognuno svolga nel modo corretto il proprio lavoro.

Quale è il prezzo di non avere il CRM

Abbiamo visto tutti i vari punti che bisogna tenere in considerazione per determinare il prezzo di un CRM ma non abbiamo parlato di quanto ti costerebbe non implementare il CRM nella tua azienda.

Visto che in media un CRM ti permette vendere un 21% in più all’anno potrete calcolarlo facilmente se conviene montare un sistema di CRM nella propria impresa.